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イベントを企画するには、お客様からの情報をインプットする役割と、その内容を実現するためにアウトプットをする役割があります。以下では、イベント企画の流れに沿って社内でどのようなやりとりが行われているか対談形式でご説明します。
- 制作担当：
- 自分は作り手の立場でイベントに関わります。イベントの企画意図から具体的な背策案を立案、効果に向けて展開するアウトプットが私の仕事になります。私のこだわりは「効果を出す」です。
- 営業担当：
- 私はお客様に最初に接する立場です。経験のあるお客さま、はじめて担当されるお客様と様々なお客様にお会いしてイベントの内容を聞きくインプットの役割です。私のこだわりは「聞く、聴く、効く」です。
お客様にお会いして最初に行われるのは、お客様の要望を聞くオリエンテーションです。このオリエンがイベントの成否に大きく関わる重要なインプットになります。５Ｗ１Ｈのような基本情から、イベントを実行するに至った背景や思いなどを聞きます。しかしお客様はすべて情報を伝えることが出来ない場合が多くあります。
私はお客様の本音や、言葉にならないおもいを引き出せるよう良き聞き手になるように心がけています。
方向性が決まるとそれを実現するための具体的施策を考えます。過去の事例を使ってお話します。「社内の懇親会で社内のコミュニケーションを活性化したいが何か良いゲーム、アトラクションを提案してほしい」という依頼が来ました。
企画意図は「全社員が集まる社内懇親会で社員間のコミュニケーションを活性化させたい」としました。打合せを進めると懇親会を実施した背景には、業務効率化のため少数社員で仕事に取り組むようになり、日常的に会話される機会、関心が減少し会社へのロイヤリティが低下し離職する社員が増えきたことが分かりました。
そこで方向性は
①「日ごろ不安に思っている問題に対応させた内容を盛り込む」
②「懇親会の中で行われるゲーム性のあるクイズ形式をとる」
③「懇親会後に日常の中で楽しく会社の事を語れるキッカケとする」
としました。
施策としては、初めに社内の課題を知るために、社員のみなさんにアンケートを実施しました。アンケートは書き手に手間が掛からないように記入式のＰＤＦを活用し、自動集計して手間と予算を書けずに問題を分析します。
次に問題点に関連したクイズ作りになります。各部署の社員を集めた横断的なプロジェクトのメンバーに協力していただきアンケートと出題を連動させます。
問題が決まると、場が楽しく盛り上がり懇親会後も印象に残るようなインパクトを与える演出を考えます。出題方法、映像の見せ方、司会のコメント、ライブでのやり取り、本人に秘密のサプライズ、解答ツールなど場が盛り上がるような細かな手法を考えます。
当日も
・団体戦にして複数の人に交流がうまれるようなスタイルにする。
・一体感、競争意欲を高めるためにインセンティブに景品をつける
・最後まで関心を持ってもらえるように途中経過を報告するなどして競争心を維持する
など細部にわたって場作りを考えていきます。これらの展開が「懇親会後、日常の中で楽しく会社の事を語れる」にこだわった私のアウトプットになります。
